FASES
DE LA AUDITORIA FINANCIERA
FASE DE PLANEACION
El Planeamiento o
Planificación en términos generales, es un proceso mediante el cual se toma
decisiones sobre los objetivos y metas que se debe alcanzar en una determinada
actividad y en un determinado tiempo. Por lo tanto es un plan de acción
detallado y cuantificado.
El Planeamiento como
etapa primaria del proceso de Auditoría fue establecido para preveer los
procedimientos que se aplicarán a fin de obtener conclusiones válidas y
objetivas que sirvan de soporte a la opinión que se vierta sobre la Entidad o
Empresa bajo examen.
La planificación
comienza por una evaluación de los problemas y/o resistencias que se hayan
podido encontrar en la toma de contacto con la Empresa a auditar. Es importante
esta reflexión para identificar aquellas áreas problemáticas a las que
probablemente haya que dedicar más tiempo y
recursos.
El primer resultado de
esta fase es la enunciación de los objetivos y alcance de la Auditoría, que
será recogido en un documento formal denominado Plan de Auditoría. Se puede
limitar el alcance del proceso de Auditoría por razones tales como
indisponibilidad de recursos, cercanía a otros procesos o imposibilidad de
tomar contacto real en un momento crítico de una determinada
área.
En cualquier caso, una
vez definido el alcance, se debe proceder a la planificación de recursos,
entendida como la especificación de tiempo, plazos, recursos humanos, recursos
materiales y costo del proceso. Los conceptos a tener en cuenta para hacer la
Planificación son:
- Alcance de los
objetivos.
- Priorización de
áreas a auditar.
- Resultados
parciales a considerar.
- Plazos para la
ejecución del trabajo.
- Equipo de
Auditoría.
- Presupuesto.
El objetivo del
Planeamiento es el determinar la oportunidad de la realización del trabajo y la
cantidad de Profesionales para llevar a cabo los aludidos procedimientos de
Auditoría.
El Planeamiento o
Planificación del proceso de Auditoría es un aspecto que se profundiza y
tecnifica para lograr que se llegue a un Planeamiento Estratégico, en donde se
identifique los riesgos de Auditoría, constituyéndose en uno de los mayores
aportes en el nuevo enfoque de la Auditoría.
El Planeamiento o
Planificación Estratégica, como un primer paso en la Auditoría, es fundamental
para orientar coordinadamente todos los esfuerzos de Auditoría, evitar
dispersiones de trabajo, trasmitir a todo el equipo de trabajo las ideas del
personal más experimentado, preveer situaciones que no menoscaben la eficiencia
del examen, y anticipar dificultades que puedan afectar la conclusión e informe
del Auditor.
El Planeamiento en la
Auditoría es de suma importancia, debiendo ser adecuadamente aplicada para
llegar al objetivo de la Auditoría programada, y para poder determinar los
procedimientos de Auditoría a utilizar en la fase de la ejecución de la misma.
El Planeamiento en la
Auditoría, comprende la relación de objetivos, metas, políticas, programas y
procedimientos, compatibles con los recursos disponibles para ejecutar una
Auditoría eficaz.
El Auditor debe planear
su trabajo de modo que le permita llevarla a cabo de manera eficiente y
oportuna.
El trabajo del Auditor
debe ser adecuadamente planificado a fin de asegurar la realización de una
Auditoría de alta calidad y debe estar basada en el conocimiento de la
actividad que desarrolla la Entidad o Empresa a examinar.
IMPORTANCIA DEL PLANEAMIENTO
El Planeamiento en la Auditoría debe efectuarse
para:
- Obtener suficiente conocimiento de los sistemas administrativos y procedimientos contables y de control, de las políticas gerenciales y del grado de confianza y solidez del control interno de la Entidad o Empresa a Auditar.
- Determinar y programar la naturaleza, oportunidad y alcance de la muestra y los procedimientos de Auditoría a emplear.
- Supervisar y controlar el trabajo por realizar en función a los objetivos y plazos determinados.
- Estimar el tiempo necesario y el número de personas con las que se debe trabajar.
- Cumplir con las Normas Internacionales de Auditoría y otras específicas al tipo de Entidad a Auditar.
TIPOS DE PLANEAMIENTO.
En el proceso de la
Auditoría existen tres tipos de planeamiento, los cuales básicamente están en
función a los objetivos a conseguir y al tipo de Auditoría a ejecutar y
son:
- Planeamiento para Auditoría Financiera.
- Planeamiento para Auditoría de Gestión.
- Planeamiento para Exámenes Especiales.
1. - Planeamiento para
Auditoría Financiera.- Comprende a la Auditoría a los Estados
Financieros, y a la Auditoría Financiera en particular.
2. - Planeamiento para
Auditoría de Gestión.- Tiene como
objetivo evaluar el grado de economía, eficiencia y eficacia en el manejo de
los recursos económicos, así como el desempeño de los empleados y funcionarios,
respecto al cumplimiento de metas y objetivos programados y el logro de los
resultados.
3. - Planeamiento para
Exámenes Especiales.- Este planeamiento combina los objetivos de la
Auditoría Financiera y de Gestión.
Memorando de Planificación de Auditoria Financiera.
El Memorando de Planificación de auditoría, es un documento
formal en el cual se resumen los principales resultados obtenidos en la fase de
planificación; la información básica de la entidad, la estrategia de la
auditoría y los procedimientos a desarrollar; así como los medios para
administrar los recursos y el trabajo. Este documento debe ser aprobado por la máxima
autoridad de la firma respectiva.
FASE DE EJECUCIÓN:
En esta fase se realizan diferentes tipos de pruebas y
análisis a los estados financieros para determinar su razonabilidad. Se
detectan los errores, si los hay, se evalúan los resultados de las pruebas y se
identifican los hallazgos. Se elaboran las conclusiones y recomendaciones
y se las comunican a las autoridades de la entidad auditada.
Aunque las tres fases son importantes, esta fase viene
a ser el centro de lo que es el trabajo de auditoria, donde se realizan todas
las pruebas y se utilizan todas las técnicas o procedimientos para encontrar
las evidencias de auditoria que sustentarán el informe de auditoria.
Elementos de la fase de ejecución
1. Las Pruebas de Auditoria
2. Técnicas de Muestreo
3. Evidencias de Auditoria
4. Papeles de Trabajo
5. Hallazgos de Auditoria
Las Pruebas de Auditoria
Son técnicas o procedimientos que utiliza el auditor
para la obtención de evidencia comprobatoria.
Las pruebas pueden ser de tres tipos:
a) Pruebas de Control
b) Pruebas Analíticas
c) Pruebas Sustantivas
Las pruebas de control están relacionadas con el grado
de efectividad del control interno imperante.
Las pruebas analíticas se utilizan haciendo comparaciones
entre dos o más estados financieros o haciendo un análisis de las razones
financieras de la entidad para observar su comportamiento.
Las pruebas sustantivas son las que se aplican a cada
cuenta en particular en busca de evidencias comprobatorias. Ejemplo, un arqueo
de caja chica, circulación de saldos de los clientes, etc.
Técnicas de Muestreo.
Se usa la técnica de muestreo ante la imposibilidad de
efectuar un examen a la totalidad de los datos. Por tanto esta técnica consiste
en la utilización de una parte de los datos (muestra) de una cantidad de datos
mayor (población o universo).
El muestreo
que se utiliza puede ser Estadístico o No Estadístico.
Es estadístico cuando se utilizan los métodos ya
conocidos en estadística para la selección de muestras:
- Aleatoria: cuando todos los datos tienen la misma oportunidad de ser escogidos o seleccionados.
- Sistemática: se escoge al azar un número y luego se designa un intervalo para los siguientes números.
- Selección por Celdas: se elabora una tabla de distribución estadística y luego se selecciona una de las celdas.
- Al Azar: es el muestreo basado en el juicio o la apreciación. Viene a ser un poco subjetivo, sin embargo es utilizado por algunos auditores. El auditor puede pensar que los errores podrían estar en las partidas grandes, y de estas revisar las que resulten seleccionadas al azar.
- Selección por bloques: se seleccionan las transacciones similares que ocurren dentro de un período dado.
Evidencia de Auditoria
Se llama evidencia de auditoria a "Cualquier
información que utiliza el auditor para determinar si la información
cuantitativa o cualitativa que se está auditando, se presenta de acuerdo al
criterio establecido".
También se define la evidencia, como la prueba
adecuada de auditoria. La evidencia adecuada es la información que
cuantitativamente es suficiente y apropiada para lograr los resultados de la
auditoria y que cualitativamente, tiene la imparcialidad necesaria para
inspirar confianza y fiabilidad...
La evidencia es suficiente, si el alcance de las
pruebas es adecuado. Solo una evidencia encontrada, podría ser no
suficiente para demostrar un hecho.
La evidencia es pertinente, si el hecho se relaciona
con el objetivo de la auditoria.
La evidencia es competente, si guarda relación con el
alcance de la auditoria y además es creíble y confiable.
Además de las tres características mencionadas de la
evidencia (Suficiencia, Pertinencia y Competencia), existen otras que son
necesarias mencionar, porque están ligadas estrechamente con el valor que se le
da a la evidencia: Relevancia, Credibilidad, Oportunidad y Materialidad.
Tipos de Evidencias:
- Evidencia Física: muestra de materiales, mapas, fotos.
- Evidencia Documental: cheques, facturas, contratos, etc.
- Evidencia Testimonial: obtenida de personas que trabajan en el negocio o que tienen relación con el mismo.
- Evidencia Analítica: datos comparativos, cálculos, etc.
Técnicas para
Son los métodos prácticos de investigación y prueba
que el contador público utiliza para comprobar la razonabilidad de la
información financiera que le permita emitir su opinión profesional.
1.- Estudio General.- Apreciación
sobre la fisonomía o características generales de la empresa, de sus estados
financieros de los rubros y partidas importantes, significativas o
extraordinaria. Esta apreciación se hace aplicando el juicio profesional del
Contador Público, que basado en su preparación y experiencia, podrá obtener de
los datos e información de la empresa que va a examinar, situaciones
importantes o extraordinarias que pudieran requerir atención especial. Por
ejemplo, el auditor puede darse cuenta de las características fundamentales de
un saldo, por la simple lectura de la redacción de los asientos contables,
evaluando la importancia relativa de los cargos y abonos anotados. En esta
forma semejante, el auditor podrá observar la existencia de operaciones
extraordinarias, mediante la comparación de los estados de resultados del
ejercicio anterior y del actual. Esta técnica sirve de orientación para la
aplicación antes de cualquier otra.
El estudio general, deberá aplicarse con cuidado y
diligencia, por lo que es recomendable que su aplicación la lleve a cabo un
auditor con preparación, experiencia y madurez, para asegurar un juicio
profesional sólido y amplio.
2.- Análisis. Clasificación y agrupación de los
distintos elementos individuales que forman una cuenta o una partida
determinada, de tal manera que los grupos constituyan unidades homogéneas y
significativas.
El análisis generalmente se aplica a cuentas o rubros
de los estados financieros para conocer cómo se encuentran integrados y son los
siguientes:
a) Análisis de saldos
Existen cuentas en las que los distintos movimientos
que se registran en ellas son compensaciones unos de otros, por ejemplo, en una
cuenta de clientes, los abonos por pagos, devoluciones, bonificaciones, etc.,
son compensaciones totales o parciales de los cargos por ventas. En este caso,
el saldo de la cuenta está formado por un neto que representa la diferencia
entre las distintas partidas que se registraron en la cuenta. En este caso, se
pueden analizar solamente aquellas partidas que forman parte del saldo de la cuenta.
El detalle de las partidas residuales y su clasificación en grupos homogéneos y
significativos, es lo que constituye el análisis de saldo.
b) Análisis de
movimientos
En otras ocasiones, los saldos de las cuentas se
forman no por compensación de partidas, sino por acumulación de ellas, por
ejemplo, en las cuentas de resultados; y en algunas cuentas de movimientos
compensados, puede suceder que no sea factible relacionar los movimientos
acreedores contra los movimientos deudores, o bien. Por razones particulares no
convenga hacerlo. En este caso, el análisis de la cuenta debe hacerse por
agrupación, conforme a conceptos homogéneos y significativos de los distintos
movimientos deudores y acreedores que constituyen el saldo de la cuenta.
3.- Inspección. Examen
físico de los bienes materiales o de los documentos, con el objeto de
cerciorarse de la existencia de un activo o de una operación registrada o
presentada en los estados financieros.
En diversas ocasiones, especialmente por lo que hace a
los saldos del activo, los datos de la contabilidad están representados por
bienes materiales, títulos de crédito u otra clase de documentos que
constituyen la materialización del dato registrado en la contabilidad.
En igual forma, algunas de las operaciones de la
empresa o sus condiciones de trabajo, pueden estar amparadas por títulos,
documentos o libros especiales, en los cuales, de una manera fehaciente quede
la constancia de la operación realizada. En todos estos casos, puede
comprobarse la autenticidad del saldo de la cuenta, de la operación realizada
o de la circunstancia que se trata de comprobar, mediante el examen
físico de los bienes o documentos que amparan el activo o la operación.
4.- Confirmación . Obtención
de una comunicación escrita de una persona independiente de la empresa
examinada y que se encuentre en posibilidad de conocer la naturaleza y
condiciones de la operación y, por lo tanto, confirmar de una manera válida.
Esta técnica se aplica solicitando a la empresa
auditada que se dirija a la persona a quien se pode la confirmación, para que
conteste por escrito al auditor, dándole la información que se solicita y puede
ser aplicada de diferentes formas:
Positiva.- Se envían datos y se pide que contesten,
tanto si están conformes como si no lo están. Se utiliza este tipo de
confirmación, preferentemente para el activo.
Negativa.- Se envían datos y se pide contestación,
sólo si están inconformes. Generalmente se utiliza para confirmar pasivo o a
instituciones de crédito.
5.- Investigación. Obtención
de información, datos y comentarios de los funcionarios y empleados de la
propia empresa.
Con esta técnica, el auditor puede obtener
conocimiento y formarse un juicio sobre algunos saldos u operaciones realizadas
por la empresa. Por ejemplo, el auditor puede formarse su opinión sobre la
contabilidad de los saldos de deudores, mediante informaciones y comentarios
que obtenga de los jefes de los departamentos de crédito y cobranzas de
la empresa.
6.- Declaración. Manifestación por escrito con la firma de los
interesados, del resultado de las investigaciones realizadas con los
funcionarios y empleados de la empresa.
Esta técnica, se aplica cuando la importancia de los
datos o el resultado de las investigaciones realizadas lo ameritan.
Aun cuando la declaración es una técnica de auditoria
conveniente y necesaria, su validez está limitada por el hecho de ser datos
suministrados por personas que participarlo en las operaciones realizadas o
bien, tuvieron injerencia en la formulación de los estados financieros que se
está examinando.
7.- Certificación. Obtención de un documento en el que se asegure
la verdad de un hecho, legalizado por lo general, con la firma de una
autoridad.
8.- Observación. Presencia física de cómo se realizan ciertas
operaciones o hechos.
El auditor se cerciora de la forma como se realizan
ciertas operaciones, dándose cuenta ocularmente de la forma como el
personal de la empresa las realiza. Por ejemplo, el auditor puede obtener la
convicción de que los inventarios físicos fueron practicados de manera
satisfactoria, observando cómo se desarrolla la labor de preparación y
realización de los mismos.
9.- Calculo. Verificación matemática de
alguna partida.
Hay partidas en la contabilidad que son resultado de
cómputos realizados sobre bases predeterminadas. El auditor puede cerciorarse
de la corrección matemática de estas partidas mediante el cálculo independiente
de las mismas.
En la aplicación de la técnica del cálculo, es
conveniente seguir un procedimiento diferente al ampliado originalmente en la
determinación de las partidas. Por ejemplo, el importe de los intereses ganados
originalmente calculados sobre la base de cómputos mensuales sobre operaciones individuales,
se puede comprobar por un cálculo global aplicando la tasa de interés anual al
promedio de las inversiones del periodo.
Papeles de Trabajo
Son los archivos o legajos que maneja el auditor y que
contienen todos los documentos que sustentan su trabajo efectuado durante la
auditoria.
Estos archivos se dividen en Permanentes y Corrientes;
el archivo permanente está conformado por todos los documentos que tienen el
carácter de permanencia en la empresa, es decir, que no cambian y que por lo tanto
se pueden volver a utilizar en auditorias futuras; como los Estatutos de
Constitución, contratos de arriendo, informe de auditorías anteriores, etc.
El archivo corriente está formado por todos los
documentos que el auditor va utilizando durante el desarrollo de su trabajo y
que le permitirán emitir su informe previo y final.
Los papeles de trabajo constituyen la principal
evidencia de la tarea de auditoría realizada y de las conclusiones alcanzadas
que se reportan en el informe de auditoría.
Los papeles de trabajo son utilizados para:
- Registrar el conocimiento de la entidad y su sistema de control interno.
- Documentar la estrategia de auditoria.
- Documentar la evaluación detallada de los sistemas, las revisiones de transacciones y las pruebas de cumplimiento.
- Documentar los procedimientos de las pruebas de sustentación aplicadas a las operaciones de la entidad-
- Mostrar que el trabajo de los auditores fue debidamente supervisado y revisado
- Registrar las recomendaciones para el mejoramiento de los controles observados durante el trabajo.
El formato y el contenido de los papeles de trabajo es
un asunto relativo al juicio profesional del auditor; no hay sentencias
disponibles que indiquen lo que se debe incluir en ellos, sin embargo, es
esencial que contengan suficiente evidencia del trabajo realizado para
sustentar las conclusiones alcanzadas. La efectividad de los papeles de trabajo
depende de la calidad, no de la cantidad.
En las cédulas que se utilizan para soportar el
trabajo realizado se debe considerar
Hallazgos:
Se considera que los hallazgos en
auditoria son las diferencias significativas encontradas en el trabajo de
auditoria con relación a lo normado o a lo presentado por la gerencia.
Atributos del hallazgo:
1. Condición: la realidad encontrada
2. Criterio: cómo debe ser (la norma, la
ley, el reglamento, lo que debe ser)
3. Causa: qué originó la diferencia
encontrada.
4. Efecto: qué efectos puede
ocasionar la diferencia encontrada.
Al plasmar el hallazgo el auditor
primeramente indicará el título del hallazgo, luego los atributos, a
continuación indicará la opinión de la personas auditadas sobre el hallazgo
encontrado, posteriormente indicará su conclusión sobre el hallazgo y
finalmente hará las recomendaciones pertinentes. Es conveniente que los
hallazgos sean presentados en hojas individuales.
Solamente las diferencias significativas
encontradas se pueden considerar como hallazgos (generalmente determinadas por
Una vez concluida la fase de Ejecución, se
debe solicitar la carta de salvaguarda o carta de gerencia, donde la gerencia
de la empresa auditada da a conocer que se han entregado todos los documentos
que oportunamente fueron solicitados por los auditores.
FASE DE INFORME:
El informe de Auditoría debe
contener a lo menos:
- Dictamen sobre los Estados Financieros o del área administrativa auditada.
- Informe sobre la estructura del Control Interno de la entidad.
- Conclusiones y recomendaciones resultantes de
- Deben detallarse en forma clara y sencilla, los hallazgos encontrados.
En esta fase se analizan las
comunicaciones que se dan entre la entidad auditada y los auditores, es decir:
- Comunicaciones de
- Comunicaciones del auditor.
Entre las primeras tenemos:
- Carta de Representación
- Reporte a partes externas
En las comunicaciones del auditor están:
- Memorando de requerimientos
- Comunicación de hallazgos
- Informe de control interno
Y siendo las principales comunicaciones
del auditor:
- Informe Especial
- Dictamen
- Informe Largo
Si en el transcurso del trabajo de
auditoria surgen hechos o se encuentran algunos o algún hallazgo que a juicio
del auditor es grave, se deberá hacer un informe especial, dando a conocer el
hecho en forma inmediata, con el propósito de que sea corregido o enmendado a
la mayor brevedad.
Así mismo, si al analizar el sistema de
control interno se encuentran serias debilidades en su organización y
contenido, se debe elaborar por separado un informe sobre la evaluación del
control interno.
El informe final del auditor, debe estar
elaborado de forma sencilla y clara, ser constructivo y oportuno.
Las personas auditadas deben estar siendo
informadas de todo lo que acontezca alrededor de la auditoria, por tanto,
podrán tener acceso a cualquier documentación relativa a algún hecho encontrado.
FASES DE LA
AUDITORIA FINANCIERA
VIDEOS DE LA FASE DE AUDITORIA
FASE DE PLANIFICACION DE AUDITORIA
FINANCIERA
FASE
DE EJECUCION
FASE
DE INFORME
VALORACION PERSONAL
Las
tres fases de la auditoria son de gran importancia, mas sin embargo es la fase
de ejecución en la que se centra la auditoría y se evidencia el trabajo
realizado. La técnica de la Auditoría define claramente las fases en las cuales
se divide, y todos los aspectos esenciales que conlleva y que algunos pueden
parecer sencillos pero sin ellos le resultaría difícil llevar a a cabo la
auditoría, permitiendo efectuar un trabajo de calidad y por lo tanto el
cumplimiento de los objetivos de la auditoría.
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